No se puede mejorar o gestionar aquello que no se puede medir. “Si quieres que algo mejore, mídelo”. Para tomar decisiones sobre la evolución de un área concreta de la empresa, se deben analizar datos e informaciones e ir verificando su evolución a lo largo del tiempo.
Los KPI’s (acrónimo del inglés Key Performance Indicators), o traducido “Indicadores clave de desempeño o rendimiento”, son aquellos parámetros que nos proporcionan de manera objetiva los datos que han de guiar a cualquier organización para la consecución de sus objetivos.
Con estos ratios o indicadores de gestión conocemos los rendimientos y la evolución de determinadas áreas para establecer así las oportunidades de mejora, identificar los conflictos o problemas reales, para poder actuar sobre ellos. Si efectuamos su seguimiento, se podrá ir observando el impacto de las acciones que se vayan introduciendo en el área correspondiente.
Para hablar de realidades, podemos citar por ejemplo los principales índices de desempeño con los que se puede medir la eficiencia de los departamentos de compras:
– Índice de Compras: es la relación de compras sobre ventas en términos porcentuales.
– Coste del departamento de compras.
– Coste de un pedido de compras.
– Inventario sobre ventas.
– Índice de concentración de las compras.
– Índice de carga de trabajo.
– Índice de rechazos.
– Índice de rotación de stocks.
– Índice de financiación de las compras.
– Índice de concentración de proveedores.
– Y muchos otros.
Existen muchos indicadores posibles, y son muy particulares de cada empresa y sector. Al ser los recursos limitados, se deben seleccionar un número que sea manejable y que aporten valor a la organización (que estén alineados con los objetivos y factores críticos).
Sin embargo, hay ocasiones en que los KPI’s no orientan de manera eficaz a una organización porque lo que se hace es medir lo que se puede, los que son más fáciles o cómodos, no los que se necesitan realmente (puede ocurrir que sean difíciles de obtener determinados datos).
Normalmente, los errores más comunes son que la empresa no establece sus objetivos adecuadamente, y se centra en “hacer bien” lo que hace, pero desconoce si está realizando lo que realmente debería hacer.
Es habitual en el sector eléctrico, fabricantes y distribuidores sobre todo, establecer un plan de control para los indicadores garantizando obtener un resultado contrastable al establecer cómo, quién, cuándo y dónde se efectuarán las medidas.
Todos los observadores del indicador deben estar de acuerdo en la forma de medir. Una vez superada la puesta en marcha se realiza, cada cierto periodo de tiempo, una validación de la información por parte de los usuarios para comprobar el grado de utilidad. Si los KPI’s no aportan lo suficiente se modificarán, sustituirán o se eliminarán.
¡¡¡Apuesten por los KPI’s!!!
